“有人認(rèn)為采購(gòu)是最簡(jiǎn)單的事情,不就是花錢(qián)買(mǎi)東西嗎?柴米油鹽醬醋茶,有錢(qián)誰(shuí)都能當(dāng)家,其實(shí)不然。采購(gòu)工作承擔(dān)著保障物資供應(yīng)的重任。“開(kāi)源節(jié)流、降本增效”是企業(yè)求生存、謀發(fā)展的必然舉措。
那么,到底影響采購(gòu)成本和采購(gòu)效率的因素有哪些呢?信源信息結(jié)合在業(yè)務(wù)場(chǎng)景中遇到的實(shí)際情況,總結(jié)、梳理了采購(gòu)降本增效的20大措施。
1、完善采購(gòu)制度:制度是規(guī)范企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為的依據(jù)。不斷完善采購(gòu)制度,逐步修訂完善制度及實(shí)施細(xì)則和考核辦法,嚴(yán)格執(zhí)行,規(guī)范企業(yè)采購(gòu)活動(dòng),提高工作效率,杜絕違規(guī)行為,從而達(dá)到節(jié)省成本的目的。
2、簡(jiǎn)化采購(gòu)流程:通過(guò)簡(jiǎn)化采購(gòu)流程,優(yōu)化采購(gòu)環(huán)節(jié),并且應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)進(jìn)行改進(jìn),降低采購(gòu)成本和時(shí)間成本。
3、提高采購(gòu)人員素質(zhì):加強(qiáng)采購(gòu)人員的專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn),提高其采購(gòu)能力和水平,能夠更好地應(yīng)對(duì)采購(gòu)工作中的各種挑戰(zhàn),提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。同時(shí),采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和采購(gòu)制度,保證采購(gòu)工作的合法性和規(guī)范性。
4、采用數(shù)智化招采工具:采用招標(biāo)采購(gòu)工具,如數(shù)智化招采平臺(tái),可以提高采購(gòu)效率和效益,降低采購(gòu)成本。據(jù)某些用戶測(cè)算,在使用了招采平臺(tái)后,在投標(biāo)和開(kāi)標(biāo)等環(huán)節(jié),能夠節(jié)約80%左右的時(shí)間,全流程電子化可節(jié)約40%左右的時(shí)間;在降低成本方面,能直接節(jié)約紙張、水電、差旅、人工等30%左右的直接成本,還可減少資源消耗、節(jié)能減排,并大大增加了交易的競(jìng)爭(zhēng)程度和透明度,進(jìn)一步降低采購(gòu)成本。
5、預(yù)先充分規(guī)劃:在開(kāi)始招標(biāo)采購(gòu)前,需要進(jìn)行充分的規(guī)劃,明確采購(gòu)目標(biāo)、采購(gòu)范圍、采購(gòu)方式、采購(gòu)流程等方面的細(xì)節(jié),確保采購(gòu)工作的順暢進(jìn)行。
6、把握市場(chǎng)動(dòng)態(tài):關(guān)注市場(chǎng)行情和變化,及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和策略。只有對(duì)市場(chǎng)充分了解,隨時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài),才能掌握價(jià)格談判的主動(dòng)權(quán),降低采購(gòu)成本和庫(kù)存成本。
7、制定采購(gòu)策略:如集中采購(gòu)、聯(lián)合采購(gòu)、框架協(xié)議采購(gòu)、長(zhǎng)期采購(gòu)等,其他的策略還包括外包、租賃等采購(gòu)策略,結(jié)合自身的采購(gòu)需求,采取適當(dāng)?shù)牟少?gòu)策略可有效降低采購(gòu)成本。
8、提高需求計(jì)劃的準(zhǔn)確性:計(jì)劃是供應(yīng)鏈的引擎,很多執(zhí)行層面的問(wèn)題,其實(shí)就是計(jì)劃不到位、不準(zhǔn)確造成的。需求計(jì)劃是有效對(duì)接需求和供應(yīng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。需求計(jì)劃準(zhǔn)確率提高了,不但可以提高訂單交付率,降低庫(kù)存,還能降低運(yùn)營(yíng)成本、采購(gòu)成本、物流成本,提高生產(chǎn)效率。
9、選擇合適的采購(gòu)方式:不同的采購(gòu)方式,其效率是不一樣的,在合法合規(guī)的情況下,可采用市場(chǎng)化的采購(gòu)方式,如競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)、單一來(lái)源等,選擇合適的采購(gòu)方式,降低采購(gòu)成本。在采購(gòu)過(guò)程中,還應(yīng)充分利用供應(yīng)商的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì),爭(zhēng)取更好的價(jià)格和服務(wù)條件。
10、簽署中長(zhǎng)期框架協(xié)議:簽署中長(zhǎng)期框架協(xié)議可以幫助采購(gòu)降本增效,因?yàn)樗峁┝烁L(zhǎng)期的穩(wěn)定性和可預(yù)測(cè)性,使得雙方都可以更好地規(guī)劃和控制成本,還可以減少采購(gòu)和供應(yīng)鏈管理的時(shí)間和成本,從而降低采購(gòu)成本,增加效益。
11、協(xié)同分配工作:采購(gòu)工作通常需要不同層級(jí)和不同職能部門(mén)的人員協(xié)同工作,需要合理分配工作任務(wù),明確各自的職責(zé)和任務(wù),保證采購(gòu)工作的高效完成。
12、建立采購(gòu)人員績(jī)效考核:建立采購(gòu)績(jī)效考核機(jī)制,對(duì)采購(gòu)人員進(jìn)行績(jī)效考核,激勵(lì)采購(gòu)人員積極工作,提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。
13、提升采購(gòu)文件的質(zhì)量:采購(gòu)文件質(zhì)量對(duì)采購(gòu)成本和效率也有較大影響。比如,采購(gòu)文件不嚴(yán)謹(jǐn),容易出現(xiàn)漏項(xiàng)、遺漏和冗余,采購(gòu)需求編制不明確,供應(yīng)商很可能要求采購(gòu)人進(jìn)行澄清;供應(yīng)商的資格要求不合理,很可能沒(méi)有供應(yīng)商參與此次招標(biāo)而導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。所以,采購(gòu)文件的質(zhì)量,可以幫助采購(gòu)人員更好地控制采購(gòu)成本,提高采購(gòu)效率,確保采購(gòu)的順利進(jìn)行。
14、優(yōu)化供應(yīng)商管理:建立健全的供應(yīng)商管理制度,實(shí)施供應(yīng)商監(jiān)督和績(jī)效考核機(jī)制,提高供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。同時(shí),采購(gòu)人員應(yīng)保持與供應(yīng)商的溝通和協(xié)作,建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系,降低采購(gòu)成本和供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。
15、提升評(píng)標(biāo)專家的專業(yè)度:熟練掌握相關(guān)政策法規(guī)、深入理解評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和投標(biāo)文件,了解評(píng)標(biāo)流程的各個(gè)環(huán)節(jié),高效地處理和分析信息,提升評(píng)標(biāo)的專業(yè)水平,為招標(biāo)人推薦出合適的供應(yīng)商。
16、提高采購(gòu)方談判議價(jià)能力:了解供應(yīng)商的定價(jià)機(jī)制,明白如何進(jìn)行采購(gòu)價(jià)格分析,是價(jià)格評(píng)估、比較和談判的重要依據(jù)。
17、節(jié)約物流成本:優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃,提前預(yù)測(cè)物流需求,合理安排物流計(jì)劃,降低物流成本。
18、優(yōu)化庫(kù)存管理:合理控制庫(kù)存,避免過(guò)多存貨和滯銷(xiāo)品,可以減少庫(kù)存占用資金和庫(kù)存管理成本。
19、預(yù)警采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn):在采購(gòu)的過(guò)程中,可能出現(xiàn)各種意外情況,影響全面采購(gòu)成本管理的效果,甚至導(dǎo)致采購(gòu)成本不降反增。建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理體系,識(shí)別、分析并提前預(yù)警采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),保證采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的有效管理。
20、提高采購(gòu)決策的科學(xué)性:建立采購(gòu)數(shù)據(jù)分析制度,對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析,為采購(gòu)決策提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。